先輩職員の声

業務内容・職場の紹介

　所属する堺キャンパス事務室は、人間健康学部・研究科を担当する堺キャンパスで唯一の部署であり、キャンパス全体に係る全ての業務を担っています。総務、出納、施設・備品管理、会議運営、教務、授業支援、入試、奨学金、学生生活、課外活動、堺市との地域連携事業等々、業務は多岐にわたり、それぞれの業務を専任職員のほか契約職員や定時職員のみなさんで担当しています。
　私は、教授会運営を担当させていただいておりますが、教授会は学部の意思決定機関であり、各学部で必ず開催されている会議であります。他にも学部独自で設けている委員会等もあり、扱う会議は学部・研究科で様々です。
　人間健康学部・研究科は、第２・４月曜日に執行部会、その週の水曜日に教授会と研究科委員会を開催しています。開催にむけて２週間前から議題の設定や必要な資料を事前に確認し、前週には学部長に予定を説明。DXの観点から事前に構成員に資料をPDFファイルで送信し、先生方はPCやタブレットを持参いただくことでペーパーレスを実現。千里山での勤務にも対応して、ハイブリッド形式（オンラインと対面）で教授会を行っています。PC、カメラ、タブレット、集音マイクや、LANケーブルの設定等、会議の準備を当日の午前中に行っています。
　事務長補佐という役職的立場上、課員の状況を見ながら事務室全体の業務が順調に進んでいるか、事務室のマネジメントが求められます。毎朝、スケジュールソフトで課員のスケジュールを把握し、場合によっては打ち合わせに同席するなど柔軟な対応が必要となります。また、午後のどこかの時間で進捗を確認し、残業の可能性の有無を把握し、発生しそうであれば、要因や対応方法を確認し、みんなが極力早く帰れるよう対策を講じています。
　堺キャンパス事務室は、多くの業務を扱っておりますが、そのなかでも「堺市との地域連携事業」は、堺キャンパスならではの特長的な業務です。毎年、子供向けや高齢者向けのイベント等たくさんの催しを開催しています。本事業については、2010年に堺キャンパスが設置された際、関西大学の新たな取り組みとして、地域貢献協力資金を設け、堺市への地域貢献活動をスタートさせたことが始まりとなります。実施年度の前年度に人間健康学部の先生方や堺市役所からの企画申請を受け、精査し、会議の承認を受けて実施していく流れとなっており、実施後はその成果を事業報告書として発行しています。
　その他の業務については、教務事務や奨学支援等、千里山キャンパスの各グループ・事務室の業務を堺キャンパス事務室で対応している業務が多く、千里山キャンパスの各部署と連携して業務にあたっています。

仕事のやりがいなど

　堺キャンパスは、人間健康学部・研究科の学生が1,400名程度在籍しています。他のキャンパスに比べると決して多くありませんが、１キャンパス１学部１研究科１部署のメリットを活かし、学生１人ひとりに対し、ワンストップできめ細やかに対応することができています。
　例えば、単位習得状況が悪いため窓口に相談に来た学生に対し、教務担当者への相談から奨学金の話や所属している部活動・サークルでの悩みへと話が発展する場合があります。そうなると、奨学金担当者、学生生活担当者と一緒に学生の悩みを聞くこととなり、解決できるよう複数の職員で指導・支援することもあります。堺キャンパス事務室だから行える対応となりますが、半年後、１年後に成長した学生を見ると感慨深いものを感じ、学生対応を通じて大きなやりがいを感じています。
　また、学部・研究科の意思決定にあたり、事務長補佐として学部長や他の先生方との打ち合わせがよく行われます。新たな学生支援を考えるにあたっては、事務局として規程・ルールを示しつつ施策を立案し、教授会等で承認が得られるまで継続して検討を進めることになります。最終的に承認されると、新たな学生支援を策定することができたことと、学部・研究科の意思決定に貢献できたことで、大きな喜びとやりがいを感じます。

１日の業務例

1. 9:00

   出勤　当日の会議・イベント、課員のスケジュールを確認・メールチェック

2. 9:30

   学部長との打ち合わせ

3. 10:30

   課員からの相談を受け、教員との打ち合わせに同席

4. 11:30

   教授会準備（資料の事前配信、会議室の設営　など）

5. 12:30

   昼食・休憩

6. 13:30

   堺市との地域連携事業　打ち合わせ

7. 14:40

   教授会・研究科委員会　出席

8. 16:30

   教授会議事録作成

9. 17:00

   退勤