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交换派遣研究人员

交换派遣研究人员是被派遣到与本校签订研究人员交换协议、备忘录的大学派遣的派遣教授、派遣研究员。
实施研究人员交换的大学如下所示。（截至2025年4月）

  • 东北大学（中国）
  • 复旦大学（中国）
  • 北京大学（中国）
  • 国立台湾大学(台湾)

※1 交换派遣研究人员的校内手续日程表

4月上旬

校长提出派遣计划（征集概要），征集下一年度的派遣研究人员

在教授会议等上通知下一年度校内征集交换派遣研究人员的情况（以校长的名义⇒各院系负责人、机构负责人、专门职业研究生院长收）

7月末

报名截止

原则上，报名者事先与希望去的派遣协议大学的研究人员协商（调整）共同研究事宜，有眉目后，通过所属机构向校长提交“交换派遣调查书”（格式1）

※ 按照规程，到9月末，但因为院系等同意和下一年度预算申请时间的关系，为赶上7月末前的所属机构的教授会议审议，通过“交换派遣研究人员调查书”（格式1）报名

9 月

国际研究和合作推进主任会、国际委员会及院系负责人和研究科负责人会议批准后，校长审批

10月中旬

理事会批准后，发送“决定通知文件”（由国际部以校长的名义发送给所属部门领导和报名教师）

11月

提交“简历”（带CV、照片）（派遣教师⇒国际部）

11月〜12月

发送“接收委托文件”（国际部⇒对方派遣大学）

举行说明会（国际部主办）

⇒ 提交“与海外旅行保险相关的同意书”

2月

派遣大学发送“接收决定通知书”（发送给国际部）⇒将副本发送给派遣教师

出发前2个月

与国际部确认派遣时间

⇒ 国际部向旅行代理店预定机票等，向派遣大学发送日程确定的通知文件

出发1个月前

提交“交换派遣计划书”（格式2）（派遣教师⇒通过院系提交给国际部）※１

根据提交的这个计划书办理支款手续 ※２

最后协商（派遣教师×国际部）

出发前

领取机票（国际部⇒派遣教师）

回国后1周以内

提交“交换派遣回国报告书”（格式3）（派遣教师⇒通过院系提交给国际部）※3

回国后3个月以内

提交“交换派遣研究人员报告书”（格式5）（派遣教师⇒通过院系提交给国际部）※4

※1 交换派遣研究人员的校内手续日程表

关于“交换派遣计划书”（格式2）的提交（规程第3条第4项）
如果出发时间、停留计划已大体上具体确定，请制作派遣计划书，在出发1个月前提交给所属机构。学校将根据这个计划支付与交换派遣相关的差旅费等费用。如果没有在1个月前提交，停留费等的支付可能赶不上出发时间。
课程计划或研究计划请与接收机构的研究人员直接联系、调整。进行授课时，请根据需要，尽早将授课梗概提前发送给对方大学。
请在研究等计划书中明确记载派遣大学、派遣期间、去程、回程、停留计划等。但是，不需要在差旅费等的估算支付额栏中填写。
往返机票由国际部准备。

※３ 支付派遣差旅费

根据协议，往返所需的差旅费由派遣方负担，所以我校将支给关西国际机场⇔协议校所在地之间的机票（经济舱）。
停留费支付从驻外研究员等规程第12条中规定的日津贴、宿舍费中扣除协议规定提供的停留费的评价换算额后的金额。因此，支付估算的停留费，之后根据回国报告书进行报销。
报销时，根据回国时的汇率换算，所以请尽可能带回在派遣单位国家内的路费发票等发票。（中国也需要兑换发票）

※４提交“回国报告书” (规程第6条)

派遣教授和研究员请在回国后1周以内向所属机构提交以下文件，报销差旅费等。

  • 交换派遣回国报告书（格式3）
  • 差旅费等的报销报告书
  • 护照的复印件（出国、回国盖章的页面）
  • 其他证据文件

接收大学没有接送时，请在差旅费等的报销报告书中，填写从入境的国际机场到居住地的往返交通费、机场建设费等。回国后报销。另外，乘坐出租车时，请务必索取发票。没有发票不能报销。
报销时需要附上发票（本人购买机票时）及登机牌（Boarding Pass）等，作为附件资料，所以请慎重保管到报销。
如果使用了信用卡，必须是信用卡明细账单的正本。

※５ 关于报告书的提交（规程第8条）

请在回国后3个月内向所属机构提交“交换派遣研究人员报告书”（格式5）。

※６ 研究计划变更、停留期间延长（规程第7条）

因为不得已的情况，延长及缩短交换派遣计划书（格式2）的期间2周以上，调整出发日或回国日2周以上时，请提交“交换派遣计划变更申请”（格式4）。
期间缩短时，根据缩短的天数返还日津贴、宿舍费，但期间延长时，不追加支付。

※7 关于护照的遗失、被盗

护照遗失、被盗时，请立即向当地警察报告，请警察出具受害证明书（claim of victim），到最近的日本大使馆、领事馆办理重新发放的手续。大约1周后重新发放。这时的重新发放手续所需的资料为：1.受害证明书1份、2.护照照片2张、3.身份证明书、4.旧护照复印件。（3、4如果有，会更方便。）