[内務班連載Part４]その他の仕事
またまたこんにちは。
内務班のもぐりんです(^^)
現在、内務班は人手不足で私が３連続投稿ということになってしまいましたが、
どうぞお付き合いください。
前回まではHP管理のお話でしたが、
今回は内務班のもう一つのお仕事・事務作業について。
事務作業は主に、
・会議の予定を立て、場所の手配をする
・会議中に司会と書記をする
・会議議事録、各企画書、各班報告書を管理
・来年に引き継ぐ準備をする
の4つ。
とても地味ですが、とても大切な作業です。
会議はメンバーの情報共有・意見交換の場。
もし会議がきっちりと行われなければ、
活動の方向性や目標がちぐはぐになっていたり、
誰がどんなことをしているのか分からなかったり、
ミスに気づけないなど弊害が出てきてしまいます。
会議議事録はそんな大事な会議に出席できなかった人や、
来年に今年の成果として引き継ぐために作成します。
来年への資料の引き継ぎもとっても大切です。
バイトでも、サークルでも何に置いてもそうだと思いますが...。
一つの理由として、活動グループとして進歩するためがあります。
昨年は何をしていたのか、良かった点と悪かった点は何かが分からないと
改善できませんよね(^^)
また、前年度の引き継ぎがなければ、
たとえ昨年と同じことをするだけのことでも一から作らないといけないので、
時間がかかってしまいます。
そうなると自動的に新企画に費やす時間が減ってしまいます。
時間がもったいないですね。
学生実行委員としてもやはり新企画を考えるのは楽しいので、
できる限り時間をそちらに回したいものです。
・・・このようにして内務班はKUBIC運営を陰ながら支えています。
説明が下手だとは思いますが、少しは内務班のお仕事について
分かっていただけたでしょうか？
次の連載班は企画班となります。
果たしてこの班はどのようなお仕事をしているのでしょうか？(＾ω＾)
内務班 もぐりん
